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广告信息分公司财务管理制度

发布时间:2015-2-13 12:06:43

第一部分 总则
一、 为了加强财务内部管理,规范财务报销行为,提高资金使用效益,合理控制费用支出,特制定本制度。
二、本制度根据《会计法》和国家有关规定,结合服务管理中心机关业务实际,将财务报销分为办公费、日常费用、差旅费、车辆维护费、招待费、劳动保护费、低值易耗品、工薪福利等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
三、本制度适用本公司全体员工。
 第二部分 借支管理规定及借支流程
四、借款管理规定
(一)、 出差借款:因公出差或办理公务需要财务部借款,本人必须先填写“借款单”,注明借款时间、事由、金额,经本部门负责人、财务部负责人、主管领导签字审批后办理借款手续。办完公务或出差返回5个工作日内还清借款。
() 其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
()、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。超过1000 借款一律不得使用现金。
(四)、借款销账规定:1、借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五)、 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
五、 借款流程
(一)、借款人按规定填写“借款单”,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二)、审批流程:经办人签字部门负责人签字财务负责人签字经理审批。
(三)、财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
  第三部分 日常费用报销制度及流程
六、 日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、车辆使用费、低值易耗品、业务招待费、培训费等。日常费用支出实行预算管理。中心所属各部门或单位的费用支出总额必须控制在年度预算限额内,超出预算限额的支出必须提前7天申请批复,否则,不予报销。
七、费用报销管理规定
(一)、 报销人必须取得相应的合法票据, 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写必须完全一致(不得涂改);摘要写明费用内容或事由。
(二)、 报销单须经办部门负责人、财务审核、财务主管、领导审批后交出纳开具支票或支付现金。
(三)、 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
八、费用报销流程
经办人整理报销单据并填写对应报销审批单部门负责人审核签字财务审核签字财务主管审核签字领导审批到出纳处报销。
九、 交通费报销制度及流程
(一)、 费用标准:(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经综合部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二)、 报销流程
. 1、员工整理交通车票(含因公公交车票),由综合部派车人员签字确认,按规定填好报销单。
2 审批:按日常费用审批程序审批。
3.、员工持审批后的报销单到财务部办理报销手续。
十、低值易耗品报销制度及流程
(一)、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由综合部统一管理,集中购置,并指定专人负责并建立低值易耗品台帐。
(二)、报销流程
 1、购置申请: 综合部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写采购申请单按定报批。
 2、报销程序:经办人先填写费用报销单(附验收单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
   十一、招待费、培训费、及其他费用报销制度及流程
(一)、费用标准
1、招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得经理的同意,报销招待费用需提供批准的招待审批单。
2、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由综合部门统一管理,各部门培训需求应及时报送综合部。综合部根据实际需要编制培训计划报经理审批。
3、其他费用:根据实际需要据实支付。
(二)、报销流程:
1、招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2、培训费由综合部根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部分  秦皇岛、张家口分公司广告部成本、费用报销流程
十二   广告业务发生的相关成本、费用统一实行报账制,秦皇岛和张家口分公司不设财务机构,分公司广告部指定专人定期向广告信息分公司财务部(本部)进行报账,将正式有效单据统一上报,财务部将单据分类审核并记帐。
(一)目标预算流程:
1、实行预算拨款制度,拨付金额按预算的相应比例拨付。(每季度拨付一次)
2、财务部对各分公司广告部的费用报销采用“备用金”报销管理办法,各分公司日常开支应严格控制在预算之内。
3、人员工资、劳保、及福利按原单位标准执行,半年结算。
4、车辆使用费和维修成本使用费需先填写费用申请表,报经本部负责人鉴字审批支出。
(二)财务报销原始凭证的要求:
真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚。具体要求如下:
1、报销各项费用时,属预算内的正常支出,由经手人和部门负责人签字,报本部财务部直接审核报销;对于超过预算的各项费用,经手人或部门负责人应提供超支费用说明, 并提交主管领导审批。
2、原始发票,必须盖有填制单位的发票专用章,每张发票要写明业务经办人的签名,发票抬头写:河北国建高速公路投资管理有限公司广告信息分公司。
3、报销审批单统一用广告信息分公司印制的单据填写,经办人,经办部门负责人填写后,报到广告信息分公司,按程序签字报销。(每月20日前报送)如本月无费用发生或费用发生额度较小,可及时沟通。
4、严格执行银行结算制度,减少现金流通量,凡超过现金结算起点的业务(1000元为限),一律采用银行转帐结算方式付款,收款单位的银行户名必须与发票专用章一致,否则不予办理付款手续。
5、秦皇岛和张家口广告部发生的日常费用,分别委托秦皇岛和张家口分公司代为支付。
6、财务部按照本年度费用预算进行监督检查。
第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
十三、工薪福利及相关费用支出制度及流程
(一)、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等;
(二)、 工资支付流程:每月综合部将本月中心审批后的工资单按工薪审批程序审批后转交财务部,由财务部通过银行代发形式支付工资; 
(三)、其他福利费支出由综合部按审批后的支付标准制表财务负责人报经理审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第六部分固定资产报销制度及流程
 十四、固定资产报销制度
所有物品须经采购填制采购计划,由主管部门负责人和经理签字后,方能购入,综合部对照已批准的采购计划单验收并填制固定资产验收单。固定资产验收单必须在备注处填写经手人、验收部门、管理使用部门、财务部签字。财务根据发票和验收单审核无误后经手人填制报销单。
第七部分 合同管理制度及流程
 十五、广告合同管理制度及流程
(一)、业务部签署合同后(一式三份,)将合同原件交给财务部保管,财务部填制广告合同(原件)交接登记册。
(二)、财务部收到现金或银行款项到账后,填制广告费用到账确认册并告知业务部。
(三)、 款项和合同同时到达财务后,财务部开具发票,由业务部领取发票,并填制发票领取册。
(四)、以后年度缴纳合同费用时,业务员应拿合同复印件并带乙方业务人员一同来财务办理相关业务。办理流程同上。
(五)、负责相关路段的业务员每月和财务部对帐,做到合同款项及时入帐。
               第八部分 报销时间的具体规定
 十六、 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下:
(一)、财务报销:日常费用每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的25日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。
(二)、借支及其他业务不受以上时间限制,可随时办理。
第九部分 附则
十七、 本制度解释权归公司财务部。
十八、本制度自201511日起试行。