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合同管理制度(试行)

发布时间:2015-2-13 11:22:06

 
第一条  为了规范公司合同管理工作,促进公司合同管理规范化、制度化建设,提升广告经营管理工作水平,预防和减少合同纠纷的发生,根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规规定,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条  本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。
公司内部劳动合同管理,不适用本制度。
第三条  合同管理是指合同(协议)从准备、谈判、签署、生效、履行、变更、解除等整个过程中所进行的一系列行为,包括:合同管理部门及职责、合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况处理、合同档案管理。
第四条  合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”的原则。
第五条  公司合同分为广告租赁合同、广告设施维护维修(施工)合同或协议、通信管道租赁合同、公司与公司外的其他法人、自然人或其它组织所签订的合同或协议。
第六条  广告租赁合同。广告租赁合同包括中心产权广告设施租赁合同、广告商自建设施租赁合同、公益广告合同、线外广告设施租赁合同等四类合同,由业务部门负责管理,具体职责为:
(一)负责公司广告租赁合同条款的制定、审核,避免出现法律漏洞;
(二)负责公司广告租赁合同的签订、变更及解除工作;
(三)负责对公司广告租赁合同履行情况的监督检查;
(四)对广告租赁合同履行过程中出现的问题提出处理意见,并向公司领导汇报;
(五)负责公司广告租赁合同及相关资料的归档管理、调阅登记等有关工作。
第七条  广告设施维护维修(施工)合同或协议,由安全部门负责管理,具体职责为:
(一)负责公司广告设施维护维修(施工)合同或协议条款的制定、审核,避免出现法律漏洞;
(二)负责公司广告设施维护维修(施工)合同或协议的签订、变更及解除工作;
(三)负责对公司广告设施维护维修(施工)合同或协议履行情况的监督检查;
(四)对广告设施维护维修(施工)合同或协议履行过程中出现的问题提出处理意见,并向公司领导汇报;
(五)负责公司广告设施维护维修(施工)合同或协议及相关资料的归档管理、调阅登记等有关工作。
第八条  通信管理租赁合同,由机电信息部门负责管理,具体职责为:
(一)负责公司通信管理租赁合同条款的制定、审核,避免出现法律漏洞;
(二)负责公司通信管理租赁合同的签订、变更及解除工作;
(三)负责对公司通信管理租赁合同履行情况的监督检查;
(四)对通信管理租赁合同履行过程中出现的问题提出处理意见,并向公司领导汇报;
(五)负责公司通信管理租赁合同及相关资料的归档管理、调阅登记等有关工作。
第九条  公司与公司外的其他法人、自然人或其它组织所签订的合同或协议,由综合部门按照上述三种合同管理职责,进行归口管理。
第十条  合同内容必须具备以下主要条款:
(一)甲、乙双方的单位名称、单位地址、签署人、法定代表人、委托代理人、联系电话、邮政编码;  
(二)标的,即广告设施及具体租赁物名称; 
(三)数量及单位;
(四)质量及标准;
(五)价款或者酬金;
(六)履行期限、地点和方式;
(七)违约责任;
(八)解决争议的方法;
(九)价款支付方式;
(十)质保金数额。
第十一条  合同内容应符合以下要求
(一)主体合法、标的明确、手续完备;
(二)条款齐全、表述完整;
(三)文字清晰、语言规范;
(四)无矛盾条款、无空白条款。
第十二条  合同的主体
(一)订立合同的主体必须是河北国建高速公路投资管理有限公司广告信息分公司,其他部门不得以部门名义擅自签订合同。
(二)公司一般不与自然人签订合同,确有必要签订合同的,应由经理办公会研究批准。
第十三条  签订租赁合同涉及印花税及资金使用的合法性、资金渠道合理性等事宜,因此须对合同当事人的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照进行审核,并复印留存。
第十四条  工作人员须按照规定内容填写合同文本,并经本部门负责人审核无误后,方可报经理或经授权的主管副经理签字。
第十五条  所有合同的签订人必须是公司经理或经授权的主管副经理。
第十六条  公司所有合同必须按照要求统一编号,并加盖“河北省国建高速公路投资管理有限公司广告信息分公司合同专用章”或公司公章后,方可生效。
第十七条  各部门须在年度经费预算项目和金额范围内签订合同,超过预算范围的合同必须经公司经理办公会研究并且有合理资金渠道后再予审批签订。
第十八条  合同正本一式三份,由相关业务部门、财务部及客户分别保管一份。
第十九条  各部门分别建立合同管理台账,合同编号以各业务部门编号为准,财务部门与各相关业务部门保持一致。
第二十条  合同变更或解除须按各类合同条款约定执行,并提前七天通知公司财务部门。
变更或解除合同必须依照合同订立流程,经相关业务部门、财务部门负责人和公司经理审核通过后方可进行。
第二十一条  合同变更后,原合同编号不予改变。
第二十二条  变更或解除合同,由各业务部门提前十五日通知对方,变更或解除合同的通知或双方协议,应当采用书面形式,并按规定审核后加盖公章和合同专用章,并纳入本制度规定的管理范围。
第二十三条  公司合同实行专人管理制度,各部门须按要求指定专人负责合同及相关资料的分类归档工作,建立合同台帐,做到台帐清楚,管理有序。
第二十四条  公司的合同专用章、空白合同、授权委托书必须由专人管理和保管,业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差,特珠情况,由经理批准。合同专用章、盖章空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明作废。
第二十五条  合同经办人与公司终止劳动关系前,应把空白合同及相关材料移交完毕,经有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,公司相关部门应在一周内书面告知各有关单位。
第二十六条  秦皇岛、张家口广告部按照本制度规定,负责本片区的合同管理工作。
第二十七条  本制度未尽事宜,按照有关法律和公司的有关规定执行。
第二十八条  本制度由公司各相关业务部门负责解释,自201451日起试行。